Un état des lieux d'entrée doit être réalisé lors de la remise des clés (en pratique, le jour de la signature du bail) et joint au contrat de bail. Ce document décrit l'état du logement et de ses équipements à l'entrée dans les lieux du locataire. Un nouvel état des lieux sera dressé lorsque le locataire quittera le logement et rendra les clés. En cas de litige, la comparaison de ces 2 documents permettra d'établir les responsabilités de chaque partie.
Le propriétaire et le locataire doivent constater ensemble l'état des lieux d'entrée, d'un commun accord et dans de bonnes conditions d'éclairage. Le logement doit contenir les équipements mentionnés au contrat de location.
Ces documents doivent être établis par écrit en 2 exemplaires (un exemplaire pour le locataire, l'autre pour le propriétaire)
- à l'amiable par le propriétaire et le locataire (ou un tiers mandaté par eux : agent immobilier par exemple),
- ou par huissier de justice si l'état des lieux ne peut être réalisé à l'amiable.
Forme de l'état des lieux d'entrée
La forme du document doit permettre la comparaison de l'état du logement constaté à l'entrée et à la sortie des lieux. Les états des lieux d'entrée et de sortie peuvent être réalisés :
- sur un document unique, comportant pour chaque pièce du logement une colonne "à l'entrée du locataire" et une colonne "à la sortie du locataire".
- ou sur des documents distincts ayant une présentation similaire.
Contenu de l'état des lieux d'entrée
L'état des lieux d'entrée doit décrire avec précision le logement et les équipements qu'il comporte. Il constate également son état de conservation. Il doit au moins comporter les informations suivantes :
- le type d'état des lieux : état des lieux d'entrée,
- la date d'établissement de l'état des lieux,
- la localisation du logement,
- le nom ou la dénomination des parties (locataire, bailleur) et le domicile ou le siège social du bailleur,
- s'il y a lieu, le nom ou la dénomination et le domicile ou le siège social des personnes mandatées pour réaliser l'état des lieux,
- s'il y a lieu, les relevés des compteurs individuels de consommation d'eau ou d'énergie,
- le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d'accès aux locaux à usage privatif ou commun,
- pour chaque pièce et partie du logement, la description précise de l'état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement. Il peut être complété d'observations ou de réserves et illustré d'images,
- la signature des parties (locataire, bailleur) ou des personnes mandatées pour réaliser l'état des lieux.
L'état des lieux d'entrée, réalisé lors de la remise des clés et annexé au contrat de bail, décrit précisément l'état du logement et de ses équipements. Un second état des lieux est établi lors du départ du locataire. En cas de litige, la comparaison de ces deux documents permet de déterminer les responsabilités. Il doit être effectué conjointement par le propriétaire et le locataire, ou par un tiers mandaté, et doit être rédigé en deux exemplaires.
La forme du document permet la comparaison entre l'état initial et l'état de sortie, et peut être unique ou distincte pour chaque étape. Les informations essentielles incluent la description détaillée du logement et de ses équipements, ainsi que la signature des parties concernées.
Comment faire un état des lieux : les 3 étapes essentielles
Étape 1 : Préparer et remplir le document d’état des lieux
Avant la visite du logement, bailleur et locataire doivent disposer d’un modèle d’état des lieux conforme, idéalement imprimé en deux exemplaires (un pour chaque partie) ou prêt à être signé électroniquement. Le document doit permettre de décrire chaque pièce du logement et ses équipements : sols, murs, plafonds, portes et fenêtres, chauffage, électricité, eau, sanitaires, cuisine, ainsi que les annexes (cave, parking, balcon…).
Il est recommandé d’indiquer la date, l’identité des parties, l’adresse du bien, le type d’état des lieux (entrée ou sortie) et le relevé des compteurs. Plus le document est précis, plus il sera utile en cas de contestation ultérieure.
Étape 2 : Inspecter le logement pièce par pièce
L’état des lieux s’effectue sur place, logement vide ou en condition d’occupation raisonnable, en présence du bailleur (ou de son représentant) et du locataire.
Les parties parcourent ensemble chaque pièce pour vérifier l’état de conservation : propreté, usure normale, éventuelles dégradations, dysfonctionnements des équipements. Il est fortement conseillé de mentionner clairement les anomalies constatées (taches, rayures, fissures, éléments manquants…), de prendre des photos datées et de les annexer au document.
L’objectif est de dresser un constat fidèle de l’état du logement à l’entrée et à la sortie, afin de pouvoir comparer objectivement et de déterminer d’éventuelles retenues sur le dépôt de garantie.
Étape 3 : Finaliser l’état des lieux et remettre les clés
Une fois l’inspection terminée, bailleur et locataire relisent attentivement le document et complètent, si besoin, les dernières observations. L’état des lieux doit ensuite être daté et signé par les deux parties.
Pour l’état des lieux d’entrée, les clés sont remises au locataire après la signature. Pour l’état des lieux de sortie, la restitution des clés marque la fin de la location.
En cas de désaccord, chacun peut inscrire ses réserves sur le document. Si aucun accord n’est possible, il est possible de faire appel à un commissaire de justice pour établir un état des lieux : dans ce cas, les frais sont partagés par moitié entre le bailleur et le locataire (sauf exception).
FAQ : Questions fréquentes sur l’état des lieux
L’état des lieux est-il obligatoire ?
La loi n’impose pas formellement la réalisation d’un état des lieux, mais dans la pratique il est fortement recommandé d’en établir un à l’entrée et à la sortie du locataire. Sans état des lieux d’entrée, le logement est réputé avoir été remis en bon état, ce qui rend très difficile la preuve de dégradations imputables au locataire lors de son départ. L’état des lieux est donc l’outil de référence pour comparer l’état du logement au début et à la fin du bail, et justifier éventuellement des retenues sur le dépôt de garantie.
Que faire en cas de désaccord lors de l’état des lieux ?
En cas de désaccord entre bailleur et locataire au moment de l’état des lieux, chacun peut faire figurer ses observations ou ses réserves directement sur le document. Si le conflit persiste, il est possible de recourir à un commissaire de justice pour établir un état des lieux contradictoire. Dans ce cas, commissaire de justice convoque les deux parties, réalise l’état des lieux et dresse un procès-verbal. Les frais sont en principe partagés à parts égales entre bailleur et locataire, sauf décision contraire du juge ou accord spécifique. Cette procédure permet de sécuriser la preuve en cas de litige.
Qui paie les dégradations constatées dans le logement ?
Il faut distinguer l’usure normale (liée au temps et à l’usage raisonnable du logement) des dégradations résultant d’un mauvais entretien ou d’un usage anormal.
Les réparations liées à l’usure normale et aux travaux importants restent à la charge du propriétaire. À l’inverse, les dégradations imputables au locataire (trous non rebouchés, équipements détériorés, manque d’entretien manifeste…) peuvent justifier une retenue sur le dépôt de garantie, à condition qu’elles soient établies par comparaison entre l’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie. En cas de désaccord sur l’ampleur des dégradations ou sur le montant retenu, le juge peut être saisi, notamment devant le tribunal compétent pour les litiges locatifs.
